采购订单（PO）在控制企业采购方面起着重要作用。在本文中，我们将定义什么是采购订单，描述它包含哪些信息，强调使用Po的主要好处，并解释采购订单流程中的关键步骤。

    什么是采购订单

    采购订单是对订单的正式确认。它是由买方发送给授权采购的供应商的文件。

    采购订单包含哪些信息

    尽管某些信息可能有所不同，但采购订单通常包括购买商品或服务的公司名称、订单日期、交货日期、商品或服务的描述和数量、定价、邮寄地址、付款信息、，

    发票地址和采购订单号（或PO号）。

    公司为什么使用采购订单

    使用采购订单有几个原因：

    他们设定了明确的期望——采购订单使买方能够向供应商明确其确切需求。这不仅有助于确保车辆正确下车，而且在订单未按预期交付的情况下，双方还可以将其用作正式检查。

    他们帮助管理订单——许多企业指定专人管理库存，这通常包括处理收到的订单。这些人通常在采购、财务或运营部门工作。采购订单为这些人员提供正式的接收或待装运文件，

    使他们能够更有效地跟踪和管理订单。

    它们有助于预算编制——一旦创建了采购订单，买家可以立即将这些成本纳入公司预算。企业受益于准确记录花费的金额和去向。

    它们具有法律约束力——我们经常被问到采购订单是否具有法律约束力。

    它们是审计跟踪的一个关键部分——审计员正在寻找财务差异。他们将对进出口的商品和服务以及支付的款项特别感兴趣。发布、处理和记录采购订单是满足审核员要求的好方法。

    以上优惠是针对买家的，

    但采购订单也是供应商的重要文件。

    供应商将它们用于订单履行和付款处理。什么是采购订单流程

    以下是采购订单流程中的步骤。请注意，采购订单流程是更广泛的采购流程的一部分，包括从确定货物或服务需求到付款的一切。

    步骤1：采购员创建请购单–采购订单流程从请购单开始，请购单是由采购员创建并提交给控制财务部门的文档。将此视为购买所需商品和服务过程的一部分。事实上，我没有点任何东西，但我得到了批准。审批人可以选择批准、拒绝、删除、，

    或者标记进一步讨论的请求。

    请购单和采购订单的主要区别在于请购单与许可证相关，而采购订单与采购相关。阅读我们关于请购单和采购订单的博客，了解这两个文档的更多信息。

    步骤2：采购员发出采购订单-采购或采购部门批准采购申请后，向供应商发出采购订单。从本质上讲，Po订单。采购订单通常使用采购订单软件（如规划）创建，该软件使企业能够跟踪采购订单并以电子方式提交采购订单。

    步骤3：供应商批准，

    拒绝或提交采购订单供讨论-供应商将彻底审查采购订单，密切关注数量、价格、应付总额以及条款和条件。一旦供应商批准采购订单（通常通过电子邮件或使用电子采购软件），他们将准备交付的货物或服务。如果他们没有要购买的商品，或者订单中存在其他问题，他们会标记该商品并将其发送回买家进行进一步讨论。

    步骤4：采购员记录采购订单-采购订单流程的最后一步是采购员记录采购订单。如前所述，在审计期间提交采购订单是一种良好的做法。

    一旦采购订单流程中的这些步骤完成，将交付和检查货物或服务。此后，供应商向买方开具发票，付款完成，交易完成。

    为什么要自动化采购订单流程

    采购订单流程很重要，但如果没有电子采购系统，

    毫无疑问，这是手工操作和耗时的。使用plaergy这样的系统，整个过程通过自动化变得更加高效。这就是为什么这个过程应该是自动化的：

    所有采购文件都集中在一个地方，可以从任何地方访问——使用电子采购解决方案，参考请购单和采购订单的痛苦要小得多。

    您可以随时随地在一个地方访问所需的任何详细信息。

    Automated supplier directory简化了采购申请-您可以使用我们的Automated supplier directory使用标准化表单在线创建采购申请。没有必要查看过期纸张供应商的商品或服务目录。在线目录可以方便地以合适的价格从首选供应商处找到所需的商品，同时减少手动数据输入。你也可以储存物品，以节省更多的钱，使购买更容易。

    更快的审批—使用自动化系统可以更快、更方便地审批采购申请。可以通过系统直接发送给审批负责人，

    以减少瓶颈。设置审批工作流非常简单，只需单击一个按钮即可。一旦此人被指定为审批人，他们将立即开始接收自动审批请求，从而触发采购订单的创建。批准可以在任何时间、任何地点进行管理，不再拖延订单。

    采购订单易于创建和共享-与请购单一样，采购订单可以通过电子采购软件轻松管理。无需担心采购订单的格式，因为它是预填充的。最重要的是，它们可以以任何形式发送给供应商。

    深入了解支出——借助电子采购系统，

    您可以管理从采购到付款的整个生命周期，并获得洞察力和分析，从而帮助更有效地管理业务支出。在批准请购单之前，相关团队成员将看到其影响，并在发送采购订单后自动更新预算。

    一目了然地查看订单状态-能够在一个位置查看所有订单的状态是自动化采购订单流程的一大好处。您可以轻松查看采购订单流程中的重要时刻，例如哪些请购单已被批准或拒绝，以及哪些采购订单已发送。

    缩短发票审批周期-财务部门可以花更少的时间确认应付发票，

    通过与批准的采购订单匹配简化发票，并在审计跟踪中完全可见。当采购订单管理为数字化时，无需浏览纸质记录！

    采购订单流程是企业的一个重要流程。开发和维护专业的采购订单流程对于建立最佳供应商关系、保持审计跟踪和遵守预算以及其他有价值的利益非常有用。自动化有助于简化通信并将财务风险降至最低。